Des fonctionnalités ont volontairement été omises, il s’agit ici d’une brève présentation d'une application de gestion que j'ai développée.

Cadre de l'entreprise JCB Conseils & Patrimoine :

L’entreprise JCB Conseils et Patrimoine travaille dans le domaine de la défiscalisation, en offrant des produits basés sur des lois à leurs clients. L’exploitation de ces lois permet de monter des offres sous forme d’investissements dans des lots immobiliers, on notera par exemple les lois Borlo, De Robien, etc.

Cette entreprise est composée de deux bureaux, un dans le sud (Nîmes), et un autre à Paris. Elle embauche des VRP qui sillonnent les routes à la rencontre de leurs prospects et/ou clients ; ces VRP travaillent à partir de chez eux et se rendent rarement au Siège, mis à part pour finaliser les opérations en cours avec les clients.

Au sein même du Siège, quatre employés présents : une secrétaire (travaille sur plusieurs points de l’entreprise, liés à son fonctionnement), deux assistantes de gestion (travaillent sur la gestion des dossiers, clients, opérations et documents) et une administratrice des ventes (Travaille sur les opérations, en s’occupant du montage des dossiers, communication avec les partenaires, banques, etc) ; ainsi qu’une télé prospectrice qui travaille de chez elle (confirmations et prises de rendez-vous, assignation aux conseillers).

Au vu du volume de documents traités par l’entreprise, JCB a décidé de passer par une solution de dématérialisation (GED : Gestion Electronique de Documents) et a opté pour la solution que leur proposait Copy Sud (Entreprise qui leur fournit les photocopieuses et les consommables) : la GED Zylab, très appréciée outre-atlantique.

Cette entreprise m’a demandé de leur développer une application de gestion, qui serait accessible par les conseillers (VRP), et dans laquelle il y aurait, principalement :

• Un suivi des Prospects / Clients (Données personnelles),
• Un suivi des rendez-vous pour les conseillers (Les Prospects / Clients sont assignés à un conseiller),
• Un suivi des opérations pour les clients (Un client peut souscrire à plusieurs produits),
• Différents niveaux d’accès à l’application selon les rôles et les responsabilités,
• Un suivi des différents fournisseurs (Fournisseurs de prospects, fournisseurs de produits, etc)
  

Choix de développement :

Après une immersion dans l’entreprise pour appréhender au plus près les différents concepts liés à leur métier, j’ai décidé de développer cette application avec PHP5/MySQL/XHTML.

Développer en Objet avec PHP5 permet de très vite entrer dans le vif du sujet, et de s’attaquer aux problématiques métiers qui, dans le cas présent, se sont révélées rapidement difficiles, mais pas insurmontables avec de la réflexion.

Vue de l'interface de l'application

De même, le choix de MySQL permettait d’aborder la base de données avec une relative simplicité, tout en gardant l’efficacité et la robustesse qu’on lui connaît.

La programmation Objet m’a permis de  développer un ensemble de classes et méthodes recyclables, répondant à diverses problématiques que j’ai « standardisé » le plus possible.

Ainsi, on pourra retrouver des fonctionnalités de construction de tableaux à partir d’objets « données » (extraction de base), construction de mails avec niveaux de priorités, construction de formulaires et gestion de validation des champs, etc.

La programmation Objet permet une modularité exceptionnelle des éléments, qui permet d’avancer sans jamais, quasiment, revenir en arrière. (Si une méthode est obsolète, on ne l’utilise tout simplement pas, ou bien s’il y a une erreur, elle est facile de la repérer….)

Suivi Prospects / Clients :

La gestion des Prospects / Clients permet, hormis d’avoir les informations personnelles indispensables, de suivre l’évolution de son statut. En effet, les prospects ont une « origine » (des fournisseurs de prospects, et différentes méthodes tels les cercles sociaux), et sont assignés à un conseiller : ces aspects de suivi sont gérés.

Vue du formulaire d'enregistrement prospect

Une fiche synthétique et claire du Prospect / Client permet de suivre toutes les étapes, du premier rendez-vous à la signature d’une opération : Le conseiller qui a la charge d’un prospect est averti par mail qu’il a un nouveau rendez-vous dans son interface privée.

Fiche synthétique d'un prospect

Dans les directives de JCB, un prospect devient client à partir du troisième rendez-vous, lorsqu’il a signé un mandat. À partir de ce mandat, la première opération (premier contrat) peut être initié.

Suivi des rendez-vous :

Les conseillers (VRP) se déplacent en rendez-vous chez leurs Prospects / clients. Comme on l’a vu, le passage du statut de prospect à client passe par différentes conditions à remplir. Ces conditions sont remplies au bout de trois rendez-vous, qui permettent au prospect de détailler ses besoins, ses envies et le produit qui irait le mieux à son profil (étude patrimoniale).

Ces trois rendez-vous sont des rendez-vous « types », des rendez-vous "étape". En effet, chaque rendez-vous peut être validé, reporté ou bien annulé.

Suivi de rendez-vous

Le cœur de l’application : le Workflow

Le principe de suivi doit faire intervenir une validation étape par étape, dépendant généralement du temps. Ce concept est le cœur de l’application, qui permet de découper une opération en plusieurs étapes (processus), ces étapes contenant un certain nombre de documents qui sont nécessaires à leurs validations, ces documents ayant eux-même une durée de vie.

Notion complexe, ce Workflow permet de créer des opérations sur mesure, qui seront directement assignées à un client.

Le principe que j’ai développé permet de créer une opération « squelette » dans laquelle nous précisons des paramètres globaux, comme la durée minimale et maximale des processus ou des champs à remplir. Par la suite, lors de l’assignation à un client, il suffit de satisfaire les paramètres afin de faire « avancer » l’opération.

Creation des documents à lier à un processus

Création d'un processus avec ses documens

Liste des processus disponibles

Modification d'un processus, on peut y ajouter un ou des champs optionnels

Création d'une opération squelette

Liste des opérations squelette disponibles

Vue globale d'une opération squelette, résumant son Workflow

Chaque document créé dans le Workflow, ainsi que tous les processus créé sont recyclables dans autant d’opérations que l’on veut ; les opérations ainsi « montés », telles des briques, seront disponibles pour tous les clients et personnalisables en fonction du client.

Assignation d'une opération sur un client

On choisi l'opération à assigner dans une liste

On remplit les données de personnalisation de l'opération

L'opération assigné apparait dans la fiche synthétique du client

Suivi de l'opération assigné au client

Les détails de l'opération permettent de gérer le Workflow

Gestion des niveaux d‘accès :

Une gestion des niveaux d’accès à l’application permet à chaque intervenant de travailler sur sa partie particulière : le conseiller gèrera ses Prospects / Clients ainsi que ses rendez-vous, l’administrateur des ventes travaillera sur les opérations (banques, etc…), Tandis que l’assistante validera les documents au fur et à mesure du déroulement d’un processus, et que la télé prospectrice pourra entrer les prospects en base, et les assigner à un conseiller.

Ainsi, 4 niveaux d’accès ont été réalisés : Administrateur, Administrateur des ventes, Conseiller et Assistante. Les vues dans les interfaces sont, bien entendu, différentes selon les niveaux d’accès.

Autorisations disponibles pour les collaborateurs

…Et pour la suite….

L’application est à l’heure actuelle fonctionnelle et utilisée. Pour cela j’ai configuré un serveur basé sur une distribution Ubuntu, sur lequel j’ai configuré un serveur Apache 2, PHP5, MySQL 5 ainsi que PEAR (J’utilise des fonctionnalités de traitements liés à Excel, pour les rapports d’exploitation : OLE-0.5 et Spreadsheet_Excel_Writer-0.9.1). Aucun problème quant à son fonctionnement, un backup de la base de données est effectué tous les jours durant la nuit, une adresse IP statique permet aux conseillers d’y accéder par leur connexion Internet.

Aujourd’hui, j’envisage des évolutions de l’application en termes de fonctionnalités, mais aussi d’ergonomie grâce à un retour des utilisateurs. En effet, leur métier contient un nombre important de procédures « strictes », qui n’ont pas été faciles à intégrer au niveau de l’interface.

La base de l’application elle-même peut être adapté à d’autres métiers, notamment en ce qui concerne la partie Workflow. La base modulaire que m’a apportée la programmation Objet me permet en outre de réutiliser tout ou partie de la logique applicative, tel qu’énoncé plus haut (classe de mails, construction de tableaux, de formulaires, etc).

De nombreuses fonctionnalités n’ont pas été présentées, il s’agit ici d’une brève présentation de cette application, on pourra noter entre autres : l’historisation, les logs, etc.

Pour plus de renseignements, merci de me contacter, je me ferai un plaisir de vous répondre.

Haut de page

Seuls les utilisateurs enregistrés peuvent écrire des commentaires.
Veuillez vous identifier ou vous enregistrer.

Powered by AkoComment 2.0!